W poprzednim artykule na temat integracji z naszym systemem wyjaśniliśmy, jak wygląda początek współpracy z każdym nowym klientem. To jednak dopiero pierwszy krok. Po zakończonej integracji stałym punktem współpracy jest przyjmowanie dostaw towarów pochodzących od naszych klientów.
Jak wygląda ta procedura? I co zrobić, aby przebiegła ona możliwie bezproblemowo?
O ile proces integracji w ramach tzw. onboardingu jest w zasadzie ustandaryzowany, o tyle już z dostawami sprawa jest nieco bardziej złożona. Po pierwsze, nie ma czegoś takiego, jak jedna standardowa dostawa. Każdy klient podchodzi o tej kwestii nieco inaczej, a często nawet dostawy od tej samej firmy potrafią się znacząco między sobą różnić.
Powód jest prosty – towar sprzedaje się w różnym tempie. Niektóre produkty „schodzą” bardzo szybko i wymagają regularnego uzupełniania, podczas gdy inne (np. sezonowe) potrafią przeleżeć kilka tygodni, a nawet miesięcy w magazynie, zanim się sprzedadzą. Aby ułatwić proces przyjmowania dostaw, zarówno klientowi, jak i nam, korzystamy z tzw. plików awizacyjnych.
Jaką rolę pełnią pliki awizacyjne?
Pliki awizacyjne to stosunkowo proste formularze, które towarzyszą każdej dostawie. Im dokładniej są one wypełnione, tym sprawniej przebiega odbiór dostawy. Plik awizacyjny składa się z następujących kolumn, które wypełnia klient:
- nazwa produktu,
- kod EAN,
- kod SKU,
- liczba sztuk,
- wartość zakupowa towaru (ta informacja jest niezbędna dla celów ubezpieczeniowych).
Wzór takiego formularza klienci otrzymują od nas na początku współpracy. Pliki awizacyjne pozwalają nam dobrze zaplanować pracę i wygospodarować niezbędne siły przerobowe na sprawne obsłużenie danej dostawy. Natomiast z uwagi na to, że nie jesteśmy w stanie określić z góry ilości pracy koniecznej przy przyjęciu dostawy i, jak już wspomnieliśmy, każda dostawa jest inna (nawet u tego samego klienta), to pracę rozliczamy według ustalonej stawki godzinowej (ta stawka jest zawarta w cenniku, który otrzymuje każdy klient razem z umową).
Problemy występujące podczas przyjmowania dostaw
Czasami zdarza się, że dostawy, które do nas trafiają, wymagają więcej pracy, niżby to wynikało z pliku awizacyjnego. Dlaczego? Po pierwsze, bywa, że pliki awizacyjne nie zawierają wszystkich danych na temat produktów faktycznie znajdujących się w dostawie. Po drugie, zdarzało się, że brakowało wszystkich kodów kreskowych. I wreszcie po trzecie, czasami sposób spakowania towarów pozostawia wiele do życzenia i niezbędna jest dodatkowa praca polegająca na uporządkowaniu produktów.
To właśnie te czynniki wpływają na fakt, że nie zawsze jest możliwe trafne oszacowanie, ile czasu pochłonie przyjęcie danej dostawy. Jeśli współpracujesz z naszą firmą i zależy Ci, aby dostawy przebiegały jak najszybciej, zadbaj o:
- precyzyjne i kompletne dane w pliku awizacyjnym,
- możliwie jak najszybsze informowanie o planowanych dostawach,
- odpowiednie uporządkowanie produktów w dostawie.
Najczęściej ostatnie dwa punkty to po prostu kwestia dodatkowych ustaleń z hurtownią lub dostawcą. Jeśli chciałbyś wiedzieć więcej, lub pojawiły się jakieś pytania w związku z tym wpisem – zapraszamy do kontaktu z Twoim opiekunem klienta. Cały nasz dział obsługi klienta też jest cały czas do Twojej dyspozycji..
